In una recente pubblicazione (Management per l’impresa culturale, Carocci 2018), lo studioso di economia e gestione delle imprese Ludovico Solima sostiene che i «benefici legati allo sviluppo tecnologico possono […] manifestarsi a molteplici livelli anche nelle IC [Imprese Culturali]; le nuove tecnologie, infatti, non si limitano ad aumentare la capacità di creazione del valore economico dei servizi che tali organizzazioni già erogano ma, nei casi di maggiore interazione tra risorse tecnologiche e risorse culturali, possono portare anche alla creazione di servizi completamente nuovi che, pur operando nel pieno rispetto delle caratteristiche distintive delle risorse, ne rendano più efficace l’erogazione».
Se nel suo lavoro Solima analizza soprattutto le potenzialità che la tecnologia esprime nella parte finale della filiera della produzione culturale – vale a dire quella relativa alla distribuzione e promozione dei servizi e dei prodotti culturali – è altrettanto interessante osservare come il contributo dell’innovazione tecnologica possa creare valore aggiunto anche in altri ambiti come quelli rappresentati dall’organizzazione e dai processi di produzione.
Un esempio in questo senso è rappresentato dal software Opera ERP di Labinf Sistemi srl, dinamica azienda con radici in Piemonte che fornisce i suoi servizi a realtà quali, tra le altre, Teatro Regio di Torino, Dutch National Opera & Ballet, Teatro alla Scala, Teatro dell’Opera di Roma, Teatro Massimo di Palermo, Teatro Comunale di Bologna, Maggio Musicale Fiorentino, Filarmonica Arturo Toscanini e Teatro Regio di Parma. Chi mastica almeno un poco il linguaggio dell’organizzazione d’impresa saprà naturalmente che l’acronimo ERP (Enterprise Resource Planning) definisce un software di gestione aziendale che integra tutti i processi di business essenziali di un'azienda. Meno scontato è trovare un’applicazione, per quanto sofisticata ed evoluta, che riesca a razionalizzare i processi di un’azienda complessa come il teatro d’opera, il cui prodotto viene generato da quella particolare miscela di arte, creatività, programmazione e, soprattutto nel nostro Paese, estemporanee soluzioni “just in time”.
Proprio al Teatro Regio di Parma, dove stanno perfezionando l’implementazione del loro software, abbiamo incontrato Giorgio Morizio e Susanne Plaehn, rispettivamente CEO e Head of International Marketing and Sales di Labinf Sistemi, per farci raccontare cos’ha di speciale il loro sistema.
«I teatri devono iniziare a fidarsi sempre più della tecnologia», esordisce Susanne Plaehn. «Opera ERP è un programma sviluppato da una software house che lavora su diversi fronti industriali, come l'automotive ed altri, forte di un'esperienza decennale molto articolata e complessa che viene messa a valore e a disposizione per le organizzazioni teatrali e culturali in generale. Alcuni grandi teatri iniziano infatti ad adottare le nostre soluzioni intuendo i vantaggi che possiamo offrire. I teatri possono avere un beneficio nella gestione delle risorse, essere competitivi grazie a un software molto potente, che aiuta le organizzazioni a ottimizzare il loro lavoro, a essere più efficaci e efficienti liberando il tempo, inteso come ore lavoro impiegato nelle attività meno produttive».
«In tante realtà che abbiamo incontrato – sostiene Giorgio Morizio reduce da un incontro in Fondazione Toscanini – l'organizzazione delle attività avviene generalmente tramite l'utilizzo di fogli di calcolo come Excel, ma la complessità delle produzioni, per essere ottimizzata, richiede una varietà di funzionalità molto articolata. Quello che noi diciamo ai nostri interlocutori è che non si deve adottare un software – o sostituirlo – per cambiare il modo di lavorare, ma per creare efficienza. I teatri hanno sovente parecchio personale e se queste risorse sono gestite in maniera non ottimale ne deriva un costo improduttivo. Abbattere questi costi comporta sicuramente un vantaggio, soprattutto in realtà nelle quali i budget rappresentano una criticità significativa. Già lo scambio dei dati e informazioni tra i vari settori dell'organizzazione può rappresentare una leva per ottimizzare il lavoro e le risorse impiegate, evitando errori e perdite di tempo».
Voi lavorate anche con aziende manifatturiere e di servizi, diciamo così, “tradizionali”: quali sono dal vostro punto di vista le peculiarità delle organizzazioni teatrali e culturali in generale?
«Partiamo da una considerazione che può sembrare anche banale – risponde Morizio – ma diversamente da realtà aziendali più “classiche”, le attività dei teatri spesso si svolgono alla sera e nel weekend, ma il personale amministrativo è molto difficile che sia operativo in queste fasce orarie. In quest'ottica, chi opera in queste circostanze e ha bisogno di un dato specifico non può ottenerlo se non con il supporto di un sistema ERP integrato che, con i necessari livelli di sicurezza e accessibilità, mette sempre a disposizione i dati necessari in qualsiasi momento o condizione, senza bloccare il lavoro o creare ritardi».
«Il nostro sistema è implementato sia in Italia sia all'estero – interviene Plaehn – ed è quindi in grado di adeguarsi alle differenti realtà. Ogni teatro adotta un proprio modello organizzativo e uno dei grandi vantaggi del nostro software è quello di sapersi adattare alle diverse situazioni, grazie a un team di sviluppatori molto affiatato e innovativo. Questo grado di personalizzazione rappresenta un vantaggio molto importante per la natura stessa del lavoro nei teatri».
«In questo senso – aggiunge Morizio – il sistema, pur partendo da una base comune, ha la possibilità di integrare differenti applicativi, la cui implementazione fa la differenza da teatro a teatro, creando efficienza sia nello scambio di dati, sia nella programmazione delle attività, sia nel controllo e nella verifica della programmazione stessa. Il software adotta tutte le regole, scritte e non scritte, dei teatri. Per esempio, per quanto riguarda la gestione del personale, il sistema è in grado di accogliere tutti i parametri relativi ai contratti collettivi nazionali e i differenti integrativi. Lo stesso vale per le regole che riguardano la programmazione degli straordinari, o ancora le ottemperanze legate alle normative vigenti in termini di sicurezza o fiscalità. La flessibilità del nostro sistema permette di adattarsi ad ogni singola realtà, sia in Italia sia all'estero».
Dal punto di vista pratico, questo sistema in quale modo viene alimentato e aggiornato rispetto alle informazioni e ai dati necessari?
«Pensando per esempio a uno spaccato dell'attività di produzione – prosegue Morizio – occorre considerare che la programmazione varia per i teatri esteri, che si attestano sui 5 anni, rispetto a quelli italiani, spesso ancorati nel migliore dei casi a un traguardo di 2 o massimo 3 anni. Naturalmente più si riescono a programmare le attività sul lungo periodo e migliore sarà l'ottimizzazione delle risorse. Inoltre, il sistema permette di prevedere tutte le componenti delle produzioni, come personale tecnico, noleggi di attrezzature, macchinari, materiali diversi, artisti, eccetera, permettendo di “aggiustare il tiro” in corso d'opera in base alle condizioni o alle esigenze che possono mutare. In questo modo tutto il personale impegnato nella produzione, se dotato delle necessarie autorizzazioni, può aggiornare i dati del sistema, condividendo tali variazioni in tempo reale con tutta l'organizzazione. Questo comporta anche un notevole vantaggio per la direzione del teatro che, in un clic, ha sotto controllo tutta la situazione aggiornata con tempistica immediata. Altro valore aggiunto è la creazione di uno storico delle attrezzature, dei costumi degli artisti, delle scenografie, e così via. Inoltre è possibile fare anche delle simulazioni rispetto a determinate produzioni che si intendono realizzare in prospettiva futura, cambiando i differenti parametri sia in base alle scelte artistiche sia sulla scorta di eventuali limiti di budget o specificità di altra natura».
«Un altro elemento caratterizzante di questo sistema – sottolinea ancora Plaehn – è la presenza di una libreria con i titoli del repertorio con tutte le informazioni quali struttura, ruoli, partiture per coro e orchestra, e così via. È un sistema che cresce costantemente anche grazie alle diverse organizzazioni che, avendo adottato questo sistema, lo alimentano e aggiornano. Questa attitudine a mettere a valore diverse realtà ci ha portato anche ad avviare collaborazioni internazionali quali quelle con OPERA Co-Pro, realtà con sede a Londra, una piattaforma e community globale per la promozione e lo scambio di (co-) produzioni d’opera, in grado di apportare un grande beneficio all'intero del settore operistico e delle arti dello spettacolo e quindi ai nostri clienti, o ancora con Best Union, leader mondiale nelle soluzioni per i sistemi di biglietteria. Opera ERP nasce da un rapporto virtuoso tra settore privato e pubblico, in grado di mettere a disposizione soluzioni innovative a costi accessibili».
Un software innovativo, insomma, che offre un approccio avanzato alla gestione di un’industria culturale peculiare come il teatro d’opera, organizzazione tra le più complesse e definita nel documento finale di un convegno tenuto a Firenze ormai più di dieci anni fa (Il teatro musicale in Italia, 29-30 aprile 2006, atti editi Passigli Editori 2007) «un patrimonio culturale materiale e immateriale unico al mondo, vero fattore strategico anche di rilievo economico del Sistema Italia».
